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志书数据使用琐谈

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发布时间:2018-05-28 12:10

         志书数据使用琐谈

               詹跃华

数据是表示从数量的角度来记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料,是志书记述中不可缺少的内容。尤其在志书的经济部类,数据有着举足轻重的地位。数据使用得当,可以增强志书可信度,提高志书质量。反之,就会影响志书质量,降低志书使用率。因此,数据使用是一项不可忽视的工作,编纂人员要高度重视,以科学严谨的态度,确保入志数据真实准确,连贯系统,具有权威性。

一、数据使用常见的错误

由于供稿人员、编纂人员疏忽或专业水平限制等原因,导致志书数据使用出现一些错误,比较常见的错误有五种:

1、摘抄、计算、排版数据出现错误。供稿人员在撰写稿件时,把本部门、本单位的数据抄错;编纂人员在编纂稿件时,换算数据出错;编排人员在排版稿件时,操作不当出现数据错误。

2、数据出现常识性、知识性的错误。有些数据原本就不符合实际情况,供稿人员照抄照搬,编纂人员不加思索使用,出现常识性、知识性的错误。

3、数据分项之和不等于总项。有些数据的分项相加不等于总项,有些数据的分数之和不等于100﹪,说明数据分项或总项、分数之间必有错误。

4、文与表中同一项数据不一致。同一章节的表格数据与正文中的同一项数据相抵牾,表格数据增减趋势与正文所表达的规律不一致,其中必有数据或文字表述错误。

5、跨部类、章节和体裁数据不一致。同一项数据在不同篇章之间、篇章与概述之间、篇章与大事记之间、概述与大事记之间、篇章内不同章节之间不一致,它们之间必有一处数据错误。这种错误较难发现,应当引起注意。

二、避免数据错误的方法

以上五种常见错误,有的是原始资料带来的,有的是编纂人员在使用数据中计算错误造成的,有的是在摘抄和排版过程中出现的,有的是编纂或制表时没有说明造成的。数据错误是志书的硬伤,事关整部志书的优劣。编纂人员要从思想上提高认识,重视数据使用工作,采取以下核校方法,避免错误数据出现。

1、核校志稿数据与原始稿件数据是否一致。核校志稿数据,一定要与供稿部门、单位提供的原始稿件数据进行对比,看其是否一致,如不一致,应作考证,及时纠错。如某部志稿记述年产值5000万元以上工业企业28家,而工业部门报送的原始稿件为26家,经核对、了解,原始稿件数据是正确的,是编纂人员在编纂过程中误把26家写成28家,应修正为26家。如果原始稿件数据出错或数据来源不一时,就需对数据作必要的修正或说明。如某部志稿记述农副产品市场35个,但商业部门报送的原始稿件为36个,经了解、考证,发现36个市场有一个是工业品消费市场,故修正为35个。

2、核校志稿数据中常识性、知识性的错误。核校志稿数据,要看其是否符合实际情况,倘若与实际不符,应及时纠正。如某部志稿记述2005年县财政收入138569元,很明显不符合实际,一个县的财政收入不可能这么少,而是志稿中少了一个字,应改为138569万元。又如某部志稿记1990年与2000年的户籍人口均为312356人,这也不符合实际,不妨想一想,相隔10年户籍人口一点变化都没有是不可能的,这两年的户籍人口数据必有一个错误,需要与公安部门核实。像这类常识性、知识性的错误,就要把志稿数据与实际情况联系起来核校,纠正错误。

3、核校志稿数据分项之和是否等于总项。核校志稿数据,要看分项相加是否等于总项、分数之和是否等于100﹪,如果它们不相等,应查看原始稿件,必要时深入供稿部门、单位核实,纠正错误数据。一是看数据分项相加是否等于总项。数据分项相加大于或小于总项,说明分项或总项有错。如某部志稿记述商业企业情况:“1987年全县商业企业1010个,从业人员3267人。其中:全民所有制62个,从业人员726人;集体所有制86个,从业人员782人;个体商业860户,从业人员1762人……从中可以看出,商业企业总数1010个比各分项之和1008个多2个,从业人员总数3267人比各分项之和3270人少3人,其中数据分项或总项必有错误。二是看分数之和是否等于100﹪。分数的分子相加不等于100,说明分数有错。如某部志稿经济总情记述一、二、三次产业增加值结构比为334229,三个分数之和为104﹪,大于100﹪,显然分数有错。检查分项相加是否等于总项、分数之和是否等于100﹪,可先采用分项尾数或分数的分子尾数相加检验法,如其尾数相加不等于总项的尾数,则肯定有错。

4、核校文与表中的同一项数据是否一致。核校志稿数据,要看表格数据与正文中的同一项数据是否一致,表格数据的增减趋势与正文中所表达的规律是否一致,如果它们不一致,可以确定正文或表格数据有错。如某部志稿工业篇记述1997年工业总产值,正文是306395万元,表格为306359万元,两处数据必有一处错误。又如某部志稿工业篇正文记述1996年始乡镇工业产值逐年下降,而表中数据1998年乡镇工业产值比1996年多,可以断定正文表述或表中数据有一处错误。文与表中数据不一的情况较多,其根源是数据来源不一,或摘抄、编纂、排版过程中出现差错,因此核对志稿数据时需要加以修正。文与表中涉及计算的数据,有必要重新计算,以增加其准确率和可靠性。

5、核校跨部类、章节、体裁数据是否一致。核校志稿数据,要看跨部类、跨章节、跨体裁的同一项数据是否一致。校对志稿同一部类、同一章节、同一体裁中数据,发现错误相对容易些;但对于一些不同部类、不同章节和不同体裁之间的数据错误,发现它就比较困难,编纂人员要采用跨部类、跨章节、跨体裁校对数据的方式,去发现和消灭错误。跨部类、跨章节、跨体裁的数据错误存在两种情况:一是指不用进行计算就能看出的数据错误。它具体表现在同一项数据在不同篇章之间、篇章与概述之间、篇章与大事记之间、概述与大事记之间、篇章内不同章节之间的不一致。如某部志稿概述中记述人口出生率与计划生育章的数据不同,水利篇所记山塘水库1987年总数与农业篇的数据不同,大事记所记旱灾作物面积与自然地理篇数据不同,等等。这说明它们相对应的同一项数据,必有一处是错误的。二是指不经过计算根本看不出的数据错误。要想发现和纠正这类数据错误,就要有高度的责任心和丰富的工作经验。否则,根本发现不了,更别说去纠正错误。如某部志稿在自然地理篇中土地总面积3967平方公里,而在土地管理章中农用地、建设用地、未利用地面积占土地总面积的百分数,用这3个百分数和它们所对应的具体面积算出来的土地总面积不是3967平方公里。这说明土地总面积或各分项面积、分项面积所占百分数不正确,甚至总面积、各分项面积和各百分数全部错误。因此,凡是有可能在志稿的不同部类、不同章节和不同体裁中出现的同一项数据,一定要看其是否一致。如发现数据抵牾,应查明原因,予以纠正。

三、使用数据应注意的问题

采取以上核校方法,把好志稿数据使用关,对于提高志书质量大有益处。但是,编纂人员在使用数据过程中还必须注意以下三个问题。

1、要注意选用权威性的系统性的数据。志书使用的数据,应选取具有权威性、系统性的数据。一是选取有权威性的数据。政府主持编修的志书,其数据应客观、真实、准确,有权威性,并符合保密规定,能在国内外公开发表。一般而言,志书的数据应首选政府统计部门的统计数据,次选各部门、各单位的统计数据。政府统计部门的统计数据是面对本行政区域全社会、全方位的统计数据,覆盖面和覆盖内容比其他部门、单位要广、要深,更能反映本行政区域的宏观情况。但是,政府统计部门每年对外公布的统计数据局限于本地国民经济和社会发展的一些基本数据及政府组织的一些普查、抽查数据,在许多方面不能满足各行各业的实际需要,反映不了志书各篇章的数量关系。因此,在没有政府统计数据或政府统计缺项的情况下,只能运用各部门、各行业的宏观统计数据。如果涉及用部门、单位数据来替代全行业数据时,要与政府统计部门及时衔接并获得认可。二是选取有系统性的数据。志书要全面系统地反映本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状,需要全面系统的宏观数据。当然,数据也是分层次的,各层次的数据都需要全面系统。志书使用数据,关键是要抓住各层次事物宏观的基本数据,而不是随意使用微观的、零星而不成体系的数据。如志书记述建筑业,只记建筑业管理和几个主要建筑业企业的指标,不记建筑业的行业发展指标、增加值及其所占比重等基本数据;记述工业园区,不记园区的宏观经济发展数据、主要行业的发展指标、企业构成比重等数据,只记企业数量及其产值、利税等。这样记述是不够全面、不够系统的。志书的数据不仅要全面、层层皆成体系,还要系统地反映志书上下限之间的发展轨迹,特别是反映发展主线的数据不能断缺。如反映建筑业发展主线的主要指标是注册企业数、施工产值、增加值及其所占比重,为使这条主线不断,应记其上下限和中间若干年份的指标,头尾和中间转折点的重要年份数据缺失都是主线断缺。

2、要注意注明数据的来源、口径与范围。同一项数据在志稿中多处出现,有时会有出入。究其原因主要有:一是统计部门不同时期的数据统计口径有出入。统计数据的相关时代、社会背景发生变化,其统计口径也随着发生变化。新中国成立后,我国开始实行计划经济制度。19571978年,社会主义计划经济逐步迈向完全的计划经济体制,这个时期的社会背景特征是计划高度集中,记述这一时期的首轮志书,其统计数据的使用比较简单。中共十一届三中全会以来,社会主义计划经济向社会主义市场经济转型,各地经济体制的改革、多种经济成分的涌现和企业多元化经济的发展,统计部门关于国民经济核算体系发生变化,1984年前采用物质产品平衡表体系,19851992年采用中国国民经济核算体系与物质产品平衡表体系并存的混合体系,19932002年采用中国新国民经济核算体系,2003年以来实施中国国民经济核算体系(2002)统计上划分经济成分的规定发生变化,使得第二轮志书统计数据的使用情况相对复杂,因而数据的统计口径有出入。二是统计部门同一时期的数据统计口径有出入。统计部门每年提供的统计数据有四套,即预计数、快报数、年报数和年鉴数。其中:预计数是统计加估计的合成数据,不公开发表,仅供领导决策参考;快报数是实际统计数,但因出台较早,统计覆盖时空层次会有疏漏,一旦年报数出台,快报数的应用即告结束;年报数是严格按照国家统计报表制度的规定,逐级汇总出来的实际统计数,是比较准确的数据,使用时间较长;年鉴数是在年报数的基础上进一步审定汇编的最终统计数据,一般情况下,它不会变更年报数,只会因政策或统计口径、统计指标、折算率及计算方法发生变化时才会对年报数作补充、完善。统计部门每年统计的四套数据互有出入,特别是预计数、快报数与年报数、年鉴数的出入较大。三是统计部门与其他部门的数据统计口径有出入。有时为了完整反映某一方面的情况,同一项数据在志稿中多处出现,有的来自统计部门,有的来自相应的业务部门。这些数据来源涉及两个或两个以上的部门、单位,它们之间存在出入。如某部志稿农业篇的烟叶生产部分,附“19872000年全县烟叶生产情况表,表中列出面积、产量、产值、税金四项,反映了烟叶生产和效益情况,其中播种面积和产量是从统计部门获取,而产值和税金从烟草部门取得,数据来源涉及统计局和烟草专卖局。以上三种数据出入需要引起注意,当同一项数据在志稿中不同部类、不同章节、不同体裁使用时,尽量统一使用同一出处的数据,数据必须以政府统计部门公布的为准,不能简单地将其他部门、单位数据作为权威数据加以使用。如果确实需要使用统计部门没有的部门、单位数据时,必须注明数据来源。使用统计部门不同时期或同一时期不同口径的数据,也必须注明数据来源、统计口径与范围。

3、要注意避免保密性的数据编入志稿。有些编纂人员把一些涉及保密或个人隐私、敏感问题的数据编入志稿,这是一个需要注意的问题,应该避免。一是避免把涉及保密不能公开的数据编入志稿。由于编纂人员缺乏保密意识,把一些保密规定范围内的内容及统计数据编入志稿,违反了国家保密法。如军队的组织编制、兵力部署、重要的军事设施、各项勤务、保障事项、预备役人员的储备情况、战时动员计划及可供国家动员的人力物力情况、装备实力及武器装备保管办法等,均涉及保密并有保密期限,在保密期限内不能编入志稿。否则,就是泄密,就是违法。但是,对于超出保密期限并已被解密的内容及统计数据,可以根据志书需要编入。二是避免把涉及个人隐私或敏感问题的数据编入志稿。涉及个人隐私或敏感问题的统计数据,未经个人或部门领导同意,不能编入志稿。如涉及一些外商或民营企业家的资产、收入数额,应予保密,除非个人同意;涉及维稳工作的一些统计数据,未经维稳部门领导同意,也不能公开。关于志稿的保密审查问题,《地方志工作条例》第十二条规定:对地方志书进行审查验收,应当组织有关保密、档案、历史、法律、经济、军事等方面的专家参加,重点审查地方志书的内容是否符合宪法和保密、档案等法律、法规的规定。省、市、县三级志稿应当经过同级保密部门审查通过后方可公开出版,保密部门的审查内容包括统计数据的审查。邀请保密部门专家参与审稿,是避免涉密数据编入志书的一种有效途径,也是《地方志工作条例》的明文规定,应该依法执行。

 

作者单位:江西省地方志办公室


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